在Word中高效率應用表格的選擇錄入功能

　　年終歲末，每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。

　　一、在Word中設置“下拉型窗體域”，實現表格的選擇性錄入方式

　　在這里我們還是舉個例子來說明我們的設計思路吧！比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復重復輸入的，那不妨將它設置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

　　圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表

　　要實現上面如圖所示的效果需要進行如下設置。

　　第一步：設計表格

　　先打開一個Word文檔，在其中根據需要先設計好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。

　　第二步：插入下拉型窗體域

　　下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格錄入系統工具，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。

　　具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

　　圖2窗體工具欄

　　窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。

　　圖3設計下拉項

　　這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

　　第三步：保護窗體

　　下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側會出現一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。

　　二、在Excel中設置“有效性”，實現表格的選擇性錄入方式

　　還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。

　　圖4設計表格大體輪廓

　　先在Excel工作表中設計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容；選定要使用選擇性輸入的區域，如圖4所示。

　　再點“數據”菜單中的“有效性”命令，在“數據有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。

　　圖5數據來源設置

　　此時只要用鼠標點中區域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。

　　圖6項目錄入

　　上面說到的兩種在Word和Excel中實現選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧！

　　潤乾數據填報解決方案

　　企業對數據填報的具體需求一般可總結為以下幾個方面：

　　快速設計、發布填報表單

　　通過報表設計器可快速開發部署用于數據采集的電子表單模板，實現企業內部/外部的數據采集功能。能夠設計各種填報表單樣式、能夠采用多種html控件錄入數據，并進行數據校驗。

　　業務人員快速制表

　　對于企業運營過程中一些臨時性的或者是非核心業務類的數據采集需求，這種情況：一般填報表樣式是相對簡單也或者是臨時性的，企業的需求反映為需要一種界面友好、快速定制的工具來迅速的完成這類填報表的設計發布。

　　數據分級報送

　　企業多級組織機構采集某類業務數據時，需要經過一個由上往下的數據采集任務下達，以及由下往上的數據填寫報送的過程，以滿足企業數據逐級填報、匯總、審批、上報的數據報送需求。

　　表單數據權限控制

　　要求對于系統中不同角色的使用者，可以設定表單任意填報區域的讀/寫，顯示/隱藏的權限，使表單設計可靈活的與應用系統集成。

　　潤乾數據填報解決方案

　　多源填報模型

　　潤乾報表的填報，基于動態庫表關聯技術的填報功能，支持多表回填、事務同步、來去無關,從而比起簡單的單表直接填報更能適應復雜的業務需求，完美解決數據入庫的難題，極大提高填報表單的處理效率。

　　豐富的編輯風格

　　潤乾報表在瀏覽器端采用純HTML填寫方案，提供最豐富的數據錄入編輯風格。

　　自定義填報

　　潤乾自定義填報功能使得用戶避免了需要使用專門的報表設計器設計、發布填報表模板，讓業務人員輕松參與到制表過程中，真正實現為用戶的隨需而動，提升應用效率。

　　分級填報流程

　　潤乾分級填報流程解決方案為用戶提供了一套完整的多級機構分級填報流程控制機制，能幫助用戶輕松實現數據采集報送與匯總分析，快速管理填報任務、即時匯總和查詢填報結果。

　　填報表單權限控制

　　潤乾報表支持兩個層級的權限控制：表單權限控制、表單數據權限控制。

　　表單權限控制可設定是否有使用某一報表的權限

　　表單數據權限控制可控制報表單元格的讀/寫，顯示/隱藏權限

　　行式填報

　　潤乾報表采用了獨特的數據集緩存技術，可以很好地保持新增、修改、刪除的記錄狀態，從而根本上解決了b/s模式下利用純html網頁實現增刪行的功能。

　　離線填報

　　潤乾報表支持將填報表單保存為本機html文件，離線填寫可反復保存，校驗規則保留

　　填報調度

　　填報調度功能實現對數據的定時自動轉儲，可以很好地完成由原始數據庫向中間數據庫和文件服務器的轉化過程。支持多種任務類型、靈活的參數遍歷機制和豐富的推送功能。

　　方案優勢與特點

　　報表展現和數據填報一體化：采用潤乾報表設計器可以簡單快速的完成各種樣式復雜報表、填報表的設計制作。

　　多數據源支持：潤乾報表獨有的動態庫表關聯技術，實現了數據庫結構與報表任意單元格間的對應。數據展現和數據填報“來去無關”，即同一張報表數據的“讀”和“寫”可來源于多個數據源。

　　便捷的數據錄入方式：支持各種數據編輯風格，支持離線填報、支持填報表組的方式填報數據，并支持采用excel文件直接導入數據到填報表。

　　過程控制和權限控制自由：潤乾報表填報方案支持自定義填報和填報下發流程管理，可以方便的由業務人員快速制表、發布和管理填報任務、即時匯總和查詢填報結果。

　　靈活的填報調度功能，滿足各種不同的定時生成填報表單的需求。

　　方便的部署和維護，可無縫集成到現有的業務系統當中。

　　潤乾報表的數據填報解決方案請參見 《 潤乾數據填報解決方案》

　　FineReport報表為金財工程提供數據安全保障服務

　　帆軟與用友集團的全資子公司春元公司全力合作，共同服務于“政府財政管理信息系統”即“金財工程”，讓FineReport報表工具在財政領域創下了赫赫戰績。

錄入軟件 　　國務院將財政部規劃建立的“政府財政管理信息系統”定名為“金財工程”,并把“金財工程”列為國家電子政務十二個重點工程之一。“金財工程”是利用先進的信息網絡技術，支撐預算管理、國庫集中收付和財政經濟景氣預測等核心業務的政府財政綜合管理信息系統。

　　“金財工程”建設共分為業務應用系統、信息網絡系統和安全保障體系三個方面，而在此項目中，FineReport報表應用于全國近千個區縣級財政局的財政系統的BS版本數據展示，以及江蘇、河南、浙江、廣東等省級財政系統的報表和表單支持(包括預算執行系統)。

　　首先，財政業務應用系統包括預算、采購、國債、收入、工資發放等各種應用管理系統，需要保證各項數據的高度精確性。FineReport報表靈活高效的設計器和小鍵盤快速錄入最大限度的保證輸入的準確性，而單元格動態控制、數據校驗和增刪改查、自動計算、流水號等智能化設置，也為減少人工失誤作出了極大的貢獻。同時，FineReport報表強大而方式多樣的數據展示功能和BS管理架構使得整個應用體系的管理更加便捷更加人性化。

　　其次，金財工程需要建立一個覆蓋全國各級財政部門和財政資金使用部門的縱橫向三級網絡系統錄入軟件。FineReport報表軟件創新性的多人遠程協助設計報表模板，強大的模板鎖定、解鎖功能和權限控制通用表單數據錄入系統，有力的保證了多人協作的高效和同步，保證這樣一個覆蓋面廣、體系復雜的網絡系統能夠有效運行。

　　再次，金財工程還要建立統一的安全保障體系。而FineReport報表系統基于RBAC(Role Based Access Control，基于角色的訪問控制模型)的權限控制系統，實現了用戶與訪問權限的邏輯分離，更符合企業的用戶、組織、數據和應用特征，很好了保障了企業數據安全。

　　由此看出，FineReport這些一一對應的功能特性使得帆軟毋庸置疑成為最合適的報表工具，被春元公司一眼相中，欣然結為合作伙伴，齊心協力為“金財工程”這一關乎民生具有全國意義的重大項目傾注自己的力量。同時此次項目無疑為帆軟在財政和政務領域上的成熟寫下光輝的一筆。